CoordonnatriceEur des Secrétariats Médicaux et des Archives H/F - Centre Hospitalier de Bar le Duc Fains-Veel

Liaison hiérarchique :
Placée sous la responsabilité hiérarchique de la Direction des Ressources Humaines
li ou elle est l'encadrant direct des secrétaires médicales et des archivistes.
- Liaison fonctionnelle :
Activités en lien avec les secrétariats médicaux :
Médecins pour l'évaluation des besoins et le recueil des attentes.
Directions fonctionnelles pour la gestion des ressources humaines et matérielles.
Bureau des admissions, service info, DIM pour le traitement des données médico-administratives,
Cadre de santé des services.

Activités en lien avec le service des archives :
Directeurs ou responsables des affaires générales, de l'accueil des usagers, de la qualité, de la logistique, médecins DIM, PCME.
Prestataires externes
Administration des services départementaux (archives publiques).

lien avec les Cadres de santé des services


Métier: Coordinateur/trice des secrétariats médicaux et des archives
Titres et /ou diplômes et/ou formation spécifique requise: Bac +2 Bac +4
Missions générales:
- Planifier, organiser et piloter les activités en animant une équipe de professionnels (secrétaires médicales et archivistes) et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies.
- Accompagner l'application de la politique ressources humaines sur ce domaine et participer aux diverses réflexions et groupes de travaux engagés au niveau institutionnel.
- Assurer la supervision médico-économique des effectifs de secrétariats et archivistes et être l'interlocuteur privilégié des professionnels (direction, médicaux, soignants, administratifs).
- Mettre en oeuvre la politique d'archivage.

-1. ACTIVITES PRINCIPALES:
Fonction d'encadrement/management:
- Mener avec la DRH au recrutement des candidats et anticiper les besoins dans le cadre de la GPMC.
- Gérer le temps de travail en adéquation avec le protocole d'accord de l'établissement.
- Etudier la charge de travail pour mettre en place des organisations, piloter l'activité, suivre et contrôler la qualité du service rendu aux usagers en fonction des moyens et ressources disponibles (matérielles, financières, humaines).
- Gérer des effectifs, des moyens matériels et logistiques (contrôle et reporting).
- Conduire les entretiens d'évaluation annuels, mettre à jours les fiches de poste, rédiger les fiches de notation. Evaluer les compétences professionnelles du personnel contractuel.
- Motiver, dynamiser, valoriser et favoriser les échanges au sein des équipes.
- Anticiper, prévenir et gérer les conflits au sein des équipes: médiation et ou prise de décision.

Fonctions transversales:
- Mettre en place et suivre l'harmonisation des bonnes pratiques au sein des secrétariats médicaux.
- Organiser et coordonner les travaux amélioratifs en lien avec l'ide ergonome du service de médecine du travail.
- Coordonner et suivre les prestations de maintenance et de logistique.
- Veiller à l'application et à l'actualisation des procédures, contribuer à l'élaboration du plan de formation.
- Assurer le suivi des déclarations d'EI.
- Paramétrer des outils, logiciels, système relevant de son domaine d'activités.
- Organiser la collecte, la conservation et la communication des fonds d'archives.
- Organisation le circuit de l'archivage dans le respect des conditions de conservation et de communication des archives.
- Répondre aux sollicitations des services administratifs dans la collecte de données (Admissions, DIM, Qualité, DSI,...)

Nous recherchons une personne disposant d'une expérience en management avec une bonne connaissance du secteur sanitaire ou médico social

Recrutement statutaire soit

- Cadre de santé

ou sur tout grade du corps de:

Adjoint des cadres ( Rédacteur)

ou

Assistant Medico Administratif

• Recrutement
• Reporting
• Médiation